Prüfung und Bewilligung von Anträgen
Alle eingegangenen Anträge werden von der Claims Conference zweimal jährlich geprüft. Die Antragsfristen werden halbjährlich festgelegt. Die Antragsformulare sind ebenso wie die Informationen über Antragsfristen und Vergaberichtlinien auf der Website der Claims Conference unter www.claimscon.org/index.asp veröffentlicht.
Fördermittel werden in zwei unterschiedlichen Bereichen vergeben: Betreuungs- und Sozialdienste für NS-Opfer sowie Erforschung, Vermittlung und Dokumentation der Schoah.
Nach Eingang des Antrags erhält der Antragsteller eine Eingangsbestätigung. Es folgt eine erste Überprüfung des Antrags durch Mitarbeiter der Claims Conference; dabei wird geprüft, ob der Antrag den vom Direktorium festgelegten Förderschwerpunkten entspricht.
Bewilligung von Anträgen
Für die Sozialprojekte werden Empfehlungen formuliert und mit den ehrenamtlichen Führungskräften erörtert. Eine inhaltliche Zusammenfassung der Anträge wie der korrespondierenden Empfehlungen wird an die jeweils zuständigen Unterausschüsse für Sozialprojekte in Israel und in den USA weitergeleitet. Die Unterausschüsse setzen sich aus Mitgliedern des Direktoriums zusammen. Die einzelnen Ausschussmitglieder können so die regionalen Gegebenheiten berücksichtigen. Alle Prüfungsergebnisse und Vorschläge aus den Unterausschüssen wiederum werden dem so genannten Allocations Committee bei dessen Zusammenkunft vorgelegt.
Anträge im Bereich Erforschung, Vermittlung und Dokumentation der Schoah werden vom jeweils zuständigen Expertenteam geprüft: dem Professional Educational Advisory Committee oder dem Professional Research and Documentation Advisory Committee. Die beiden Gremien sind mit internationalen Experten besetzt, die den Mitarbeitern Kriterien für die Empfehlungen an das Allocations Committee an die Hand geben.
Circa drei Wochen vor dem regelmäßigen Halbjahrestreffen erhält jedes Mitglied des Allocations Committee einen Band mit den Zusammenfassungen aller eingegangenen Anträge (Sozialfürsorge wie Erforschung, Vermittlung und Dokumentation) und den entsprechenden Empfehlungen. Gegebenenfalls können die Ausschussmitglieder darüber hinaus aktualisierte Informationen abrufen, damit sie ihre Entscheidungen bestmöglich informiert treffen können. Das Material enthält Informationen über die Bedürftigkeit und die geografische Streuung von NS-Opfern oder über Förderabsichten von anderer Seite.
Zusätzlich haben alle Mitglieder des Direktoriums Gelegenheit, sich vor dem Treffen des Allocations Committee schriftlich zu den ausgesprochenen Empfehlungen zu äußern. Alle Zusammenfassungen und Empfehlungen werden ferner auf einer internen Website eingestellt, die nur den Mitgliedern des Direktoriums zugänglich ist. Die Mitglieder des Direktoriums können so ihre Fragen und Auskunftsersuchen an die Mitarbeiter weitergeben. Wenn nach der Besprechung mit den Mitarbeitern noch Fragen offen sind oder wenn ein Direktoriumsmitglied einen spezifischen Punkt oder eine Meinung bei der Sitzung des Allocations Committee vorbringen möchte, so kann dies auch im Vorfeld der Sitzung geschehen.
Basierend auf den Entscheidungen des Allocations Committee erhält jedes Mitglied des Direktoriums - das letztinstanzlich entscheidende Gremium - ein Exemplar der Zusammenfassungen und Empfehlungen. Durch mehrheitlichen Beschluss des Direktoriums werden Empfehlungen für die Vergabe von Fördermittel genehmigt.
In den vergangenen Jahren hat das Allocations Committee der Claims Conference jedes Jahr 450 bis 550 Anträge geprüft. Jeder Antrag wird mit einer Bewilligung oder Ablehnung beschieden oder bei zusätzlichem Klärungsbedarf als „schwebend“ klassifiziert und an die Mitarbeiter zurückverwiesen. Vertagte Anträge werden bei der Folgesitzung des Allocations Committee erneut vorgelegt und beschieden. Im Lauf der vergangenen Jahre wurden rund 85 Prozent der zur Verfügung stehenden Mittel für die Fortführung etablierter und bewährter Programme eingesetzt.
Vergabe von Fördermitteln
Nach Bewilligung durch das Direktorium erhalten die beantragenden Institutionen einen offiziellen Förderbescheid. Der Bewilligungsbrief beinhaltet den Förderbetrag, den Förderzweck sowie alle Vergabebedingungen. Die Institutionen wiederum müssen bestätigen, dass sie die Förderbedingungen akzeptieren und vor Projektstart einen aktualisierten Kostenplan sowie einen vorläufigen Zeitplan vorlegen. Bewilligungen und Auszahlungen werden mit Hilfe einer Datenbank verwaltet.
Die allgemeine Förderpraxis der Claims Conference basiert nicht auf dem Prinzip der Vorfinanzierung, sondern auf der Rückerstattung von bereits im fortgeschrittenen Projekt verausgabten Mitteln. Planungssicherheit bietet dabei der Förderbescheid. Bei Projekten der Sozialfürsorge werden im Allgemeinen Verwendungsnachweise im Dreimonatsrhythmus verlangt, im Bereich Forschung, Vermittlung und Dokumentation im Halbjahresrhythmus. Soweit möglich setzen sich die Berichte aus deskriptiven, finanziellen und statistischen Berichtskomponenten zusammen.
Der Verlauf des jeweiligen Projekts wird von den Mitarbeitern der Claims Conference eng begleitet. Die Mitarbeiter zeichnen auch für die Prüfung aller finanziellen und programmbezogenen Vorgänge verantwortlich und stellen so sicher, dass Abrechnung und Projektverlauf plangenau eingehalten werden und mit den Vorgaben und Regeln übereinstimmen. Ferner führen Mitarbeiter Besuche vor Ort und Stichproben anhand der überreichten Belege durch. Für Programme in Osteuropa und in der ehemaligen Sowjetunion wird für die Freigabe von Fördermitteln immer auch eine Empfehlung des Landesdirektors des Joint Distribution Committee verlangt. Gelder werden also grundsätzlich nur in Abhängigkeit zum Fortschritt des jeweiligen Projekts freigegeben. Abschließende Zahlungen erfolgen so erst nach Ende des jeweiligen Projekts bzw. des Dienstleistungsprogramms.
Die Förderbedingungen verpflichten zur Rechnungsprüfung, deren Erfordernisse in Abhängigkeit zur Höhe des Förderbetrags stehen. Bei Förderbeträgen unter 125.000 US $ müssen die Unterlagen der Finanzbuchhaltung über einen Zeitraum von drei Jahren aufbewahrt und auf Wunsch der Claims Conference oder von ihr beauftragten Dritten zugänglich gemacht werden. Bei Förderbeträgen von mehr als 125.000 US $ muss die geförderte Institution eine separate Rechnungslegung über die Fördermittel vorlegen, die sie von der Claims Conference erhalten hat; diese beinhaltet eine Bestätigung des Erhalts, des Ausgangs und der zweckgemäßen Verwendung der Gelder. Die Beachtung der Regeln für die Rechnungsprüfung wird sorgsam überwacht und eingefordert.
Eine der Vergaberegeln für Zuwendungen durch die Claims Conference lautet: Werden bereitgestellte Mitteln nicht binnen einer Frist von zwei Jahren abgerufen, wird die Förderzusage zurückgezogen. Unter bestimmten begründeten Umständen kann jedoch auch eine Verlängerung der Förderzusage beantragt werden. Ist jedoch absehbar, dass das avisierte Projekt nicht oder nicht im vorgesehenen Umfang realisiert wird, wird die Förderzusage ganz oder teilweise revidiert.
Aus der Mitte des Allocations Committee wurden Aufsichtsgremien für die beiden größten Förderprojekte der Claims Conference berufen: Zum einen für die „Foundation for
the Benefit of Holocaust Victims in Israel“ („Keren“), zum anderen für die „Hesed“-Programme in der früheren Sowjetunion. Neben zahlreichen Orts- und Hausbesuchen kommen beide Komitees mindestens einmal im Jahr zusammen. Sie überprüfen die wesentlichen Tätigkeitsbereiche.
Die Claims Conference beauftragt einmal jährlich selbst eine Wirtschaftprüfung, die in den vergangenen Jahren von Ernst & Young durchgeführt wurde. Über die Jahre hinweg hat die Claims Conference immer einwandfreie Bewertungen erhalten. Auch andere Geldgeber für Förderprogramme der Claims Conference (Deutsche Regierung, Bundesstiftung, ICHEIC) führen Rechnungsprüfungen bezüglich der von ihnen zur Verfügung gestellten Mittel durch.
Die Mitglieder aller Ausschüsse arbeiten pro bono; von ihnen wird ebenso wie von den Mitarbeitern die Einhaltung der Ethik-Richtlinien und der Handlungsvorgaben der Claims Conference erwartet, die vom Direktorium verabschiedet wurden. Diese Codices sind verbindlich zu befolgen.
Listen aller Förderprojekte sind auf der Website der Claims Conference unter „Grant Lists“ eingestellt; sie enthalten folgende Informationen: Empfängerinstitution, Land und Stadt, in der sie angesiedelt ist, Förderbetrag und Förderzweck.